Bokföra milersättning

Ett stort berg vid en bilväg och åkermark i Bärfendal

Att hantera milersättning är en viktig del av din företagsbokföring. För att hålla ordning på kostnader och intäkter är det viktigt att förstå hur man bokför och fakturerar milersättning på rätt sätt. I den här artikeln går vi igenom hur du bokför och fakturerar milersättning på rätt sätt.

Vill du hellre ha information om vad milersättning innebär för dig som privatperson? Gå vidare till Milersättning.

Vad innebär det att bokföra milersättning?

Bokföring av milersättning innebär att du dokumenterar och bokför kostnaderna för dina egna och dina anställdas resor i företagets redovisningssystem. För att göra detta effektivt behöver du föra noggranna register över resor och kostnader för att du sedan ska kunna bokföra dessa korrekt i din bokföring. Bokföring av milersättning brukar ske mot kontot för skattefria bilersättningar och mot kontot för skattepliktiga bilersättningar.

Skattefri vs. Skattepliktig milersättning.

Milersättning kan vara både skattefri och skattepliktig. Om du betalar ut mer i milersättning än schablonbeloppen för skattefri milersättning ska den del som överstiger beloppet av ersättningen behandlas som vanlig lön och både skatt och sociala avgifter ska betalas.

Skattefri milersättning är enligt Skatteverket (2023):

Egen bil: 25 kronor/mil
Förmånsbil (ej elbil): 12 kr/mil
Förmånsbil som drivs helt med el (ej hybrid): 9,50 kr/mil

Tänk på att beloppen för skattefri milersättning kan ändra sig så det är bra att hålla sig uppdaterad på Skatteverket.

Fakturera milersättning: Vad du behöver veta

Vid fakturering av milersättning mot kund finns det inget som hindrar dig från att ta ut ett högre pris för dina resor i tjänsten än schablonbeloppen, om du kommer överens om detta med din kund. Oftast är ju den verkliga kostnaden för resan högre än schablonbeloppen. Om du till exempel ska fakturera en kund 50 kr/mil för tjänsteresor med egen bil om 10 mil ska beloppet på fakturan vara 50x10 = 500 kr + 25 % moms. Den skattefria ersättningen du får ta ut från ditt företag blir 10x25 =250 kr.

Exempel på hur man bokför och fakturerar milersättning

Låter det krångligt? Låt oss gå igenom ett exempel på hur du kan bokföra och fakturera milersättning i din företagsbokföring:

Låt oss säga att du ska göra ett jobb åt en kund som kräver att du kör din egen bil. När jobbet är klart har du sammanlagt kört 20 mil i tjänsten. Ditt pris per mil är 60 kr. Såhär gör du:

Dokumentera resorna: För att underlätta så bokföringen blir rätt är det bra att dokumentera resorna. Registrera alla tjänsteresor inklusive avstånd, destination och syftet med resan genom att skriva upp dem i en körjournal.
Bokför kostnaderna: Använd sedan dokumentationen för att bokföra kostnaderna för milersättning i ditt bokföringssystem. Den skattefria milersättningen (20 mil x 25 kr = 500 kr) ska bokföras som skattefri milersättning enligt de sätt vi beskrev ovan. Den del som överstiger schablonbeloppet (20 mil x 35 kr = 700 kr) ska bokföras som skattepliktig milersättning enligt de sätt vi beskrev ovan.
Fakturera: När du ska skapa fakturan till kunden ska du redovisa antal mil och kostnaden per mil. Det vill säga 20 mil x 60 kr = 1200 kr. Kunden ska även betala moms på milersättningen. Slutpriset för milersättningen som kunden ska betala är alltså 1200 x 25% = 1500 kr.